آشنایی با مهندسی اسناد و مدارک پروژه و اصطلاحات آن

برای دستیابی به فرایند مدیریت پروژه ، می بایست به تمام سرفصل ها که معمولا در گزارش جمع بندی پروژه (close up) درج میشود اشراف داشت . از جمله این سرفصل ها عناوینی مثل متن اصلی قرارداد ، موافقتنامه ها ، دستورالعمل ها ، روش های شماره گذاری مکاتبات و روش های شماره گذاری نقشه ها و اسناد و مدارک مهندسی ، خرید و ساخت می باشند.

مدارک پروژه به دو دسته نقسیم میشوند :

الف) مدارک غیر مهندسی پروژه

ب) مدارک مهندسی پروژه

مدارک غیر مهندسی به مدارکی گفته میشه که غیر فنی هستند مثل نامه ها ، ایمیل ها ، فکس ها و صورتجلسات و ... که معمولا در سه قالب نامه های وارده ، نامه های صادره و صورتجلسات ارسال می شوند.

ﻣﺪارک ﻣﻬﻨﺪﺳﻲ ﺑﻪ آن دﺳﺘﻪ از اﻃﻼﻋﺎت اﻃﻼق ﻣﻲ ﺷﻮد ﻛﻪ ﻓﻨﻲ ﺑﻮده و شامل نقشه ها و مشخصات فنی و ... می باشند که در دو قالب مدارک وارده و صادره هستند.

ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ اﻳﻨﻜﻪ ﻣﺪارک ﻣﻬﻨﺪﺳﻲ ﻛﻪ ﭘﻴﻤﺎﻧﻜﺎر ﺑﻪ ﻛﺎرﻓﺮﻣﺎ و دﻳﮕﺮ ﺷﺮﻛﺖ ﻫﺎی ذﻳﻨﻔﻊ ارﺳﺎل ﻣﻲ دارد، ﺑﺨﺶ ﻋﻤﺪه ای از ﻣﺪارک ﻫـﺮ ﭘـﺮوژه را در ﺑﺮ ﻣﻲ ﮔﻴﺮد ﻟﺬا ﺑﺤﺚ ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﻣﺪارک را ﺑﻪ اﻳﻦ ﻗﺴﻤﺖ ﻣﺘﻤﺮﻛﺰ می کنیم

لیست مدارک به دو قسمت تقسیم میشود:

1- مدارک مربوط به مدیریت پروژه که متولی آن واحد مدیریت پروزه می باشند همانند تهیه قرارداد ، تهیه گزارش ماهانه ، تهیه رویه های اجرا ، هماهنگی و صورتحساب های پروژه و ...

2- مدارک مربوط به بخش های فنی پروژه که متولی آن واحد های مختلف همانند فرایند ، لوله کشی ، نقشه کشی ، سیویل ، کالا ، نصب و ...

دو روش ﻋﻤﺪه در ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ و ﺗﻨﻈﻴﻢ آراﻳﺶ ﻓﻌﺎﻟﻴﺖ ﻫﺎﻳﻲ ﻛﻪ ﻣﻨﺠﺮ ﺑﻪ ﺗﻮﻟﻴﺪ ﻣﺪرک در ﻳﻚ ﺑﺨﺶ ﻣﻬﻨﺪﺳﻲ ﻣﻲ ﺷﻮد، وﺟـﻮد دارد:

الف) روش ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻟﻴﺴﺖ ﻣﺪارک ﺑﺮ اﺳﺎس ﻧﻮع آنها (Document wise Approach)

ب) روش ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻟﻴﺴﺖ ﻣﺪارک ﺑﺮ اﺳـﺎس ﻣﻮﻗﻌﻴـﺖ در ﭘـﺮوژه (Area wise Approach)

در روش ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻟﻴﺴﺖ ﻣﺪارک ﺑﺮ اﺳﺎس ﻧﻮع آنها ﻣﺪارک و اﻃﻼﻋﺎت ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻳﻚ ﺑﺨﺶ ﻣﻬﻨﺪﺳﻲ اﺑﺘﺪا ﺑـﻪ اﻧـﻮاع آن نظیر نقشه های طراحی(Drawings) ، ﻣـــﺪارک ﺳـــﻔﺎرش ﺧﺮﻳـــﺪ اﻗـــﻼم ﭘـــﺮوژه (P.M.R.)، ﻣﺸﺨـــﺼﺎت ﻓﻨـــﻲ ، (Technical Specifications) برگه داده های فنی (Data sheets) و ﻏﻴﺮه ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪی ﻣﻲ شوند ، ﺑﻪ ﻋﺒﺎرت دﻳﮕـﺮ ﻓﻌﺎﻟﻴﺘﻬـﺎی ﻫـﺮ ﻳﻚ از ﺑﺨﺶ ﻫﺎی ﻣﻬﻨﺪﺳﻲ ﺑﺮ اﺳﺎس ﻧﻮع ﻣﺪارﻛﻲ ﻛﻪ ﺗﻬﻴﻪ ﺧﻮاﻫﻨﺪ ﻧﻤﻮد که آنها را ﺷﺎﺧﺺ ﻣﻲ ﻧﺎﻣﻴﻢ، رده ﺑﻨﺪی و ﻣﻘﺎﻳﺴﻪ ﻣﻲ شوند

در روش ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻟﻴﺴﺖ ﻣﺪارک ﺑﺮ اﺳـﺎس ﻣﻮﻗﻌﻴـﺖ در ﭘـﺮوژه در ﻫﻤﺎن اﺑﺘﺪا ﺗﻤﺎﻣﻲ ﻓﻌﺎﻟﻴـﺖ ﻫـﺎی ﻣﺮﺑـﻮط ﺑـﻪ ﻳـﻚ ﺑﺨﺶ ﻣﻬﻨﺪﺳﻲ ﺑﺮ ﻃﺒﻖ ﺟﻬﺖ ﻣﻨﺎﻃﻖ ﭘﺮوژه ﺑﺎ جهت ﺣﺮﻛﺖ از ﻧﺎﺣﻴﻪ ﺑﺰرگ ﺑﻪ ﺳﻤﺖ ﻧﺎﺣﻴﻪ ﻛﻮﭼﻚ ﺗﺮ ﺗﻘﺴﻴﻢ ﺑﻨﺪی و آراﻳﺶ می شوند. ﺳـﭙﺲ در ﻛﻮﭼﻜﺘﺮﻳﻦ ﻧﺎﺣﻴﻪ ﻫﻤﻪ ﻣﺪارک ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ آن ﺑﺨﺶ ﻣﻬﻨﺪﺳﻲ رده ﺑﻨﺪی ﻣﻲ ﺷﻮﻧﺪ .

معمولاً با توجه به تعداد زیاد مدارک پروژه ها و تعدد فعالیتهایی که روی هر مدرک تا تولید نهایی آن صورت می گیرد مدیریت بر نحوه تولید این مدارک از اهمیت خاصی برخوردار بوده و پروژه ها مجبور هستند حتماً سیستمی را به جهت مدیریت و کنترل این مدارک برپا نمایند

به همین علت ما نیاز به سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی پروژه ((Engineering Document Management System)) داریم و برای راه اندازی این سیستم باید با مقوله های MDR، DCC ، ترنسمیتال و روش های شماره گذاری و ... که در مقاله های بعدی توضیح داده می شود، آشنا باشیم.