ترنسمیتال چیست؟

مطابق روال پروژه های مهندسی از سمت مشاور مهندسی، هر مدرک یا مجموعه ای از مدارک، هنگام صدور رسمی، به پیوست برگه ای به نام ترانسمیتال ارسال می گردند. ترانسمیتال یک سند قابل تعریف در پروژه بوده و دارای اطلاعات عمومی مدارک موجود در آن از جمله شماره، عنوان، هدف از صدور، تعداد صفحات هر مدرک و اطلاعاتی از این قبیل به همراه مشخصات شرکت و فرد گیرنده ترانسمیتال می باشد. مثل شناسنامه مدارک ارسالی

همین روال از دید شرکت هایmc و کارفرما، نیاز مند صدور یک کامنت شیت در پاسخ به ترانسمیتال دریافتی است. در واقع شرکت های بررسی کننده مدرک ترانسمیتال های صادر شده از سمت مشاورین خود را دریافت و با بررسی مدارک نظر خود را با صدور کامنت شیت ها اعلام مینمایند.

فرم Transmittal معمولا دو نوع می باشد:

• External Transmittal یا ترانسمیتال خارجی: این فرم برای ارسال مدارک و اسناد پروژه بین دو شرکت مورد استفاده قرار می گیرد.

• Internal Transmittal یا ترانسمیتال داخلی: این فرم برای ارسال مدارک و اسناد پروژه بین دو بخش داخلی از یک شرکت مورد استفاده قرار می گیرد.

توجه : غالب شرکت ها فقط از ترانسمیتال خارجی استفاده می کنند.

اطلاعات درج شده در فرم ترنسمیتال معمولا حاوی :

• نام فرم

• شماره فرم

• تاریخ صدور فرم

• لوگوی کارفرما و پیمانکار یا مشاور

• نام و سمت ارسال و دریافت کننده ترنسمیتال

• نام مدارک یا مستندات ( نقشه ها و … ) ارسالی

• کد یا شماره مدارک یا مستندات ( نقشه ها و … ) ارسالی

• شماره ویرایش مدارک ارسالی

• هدف از ارسال مدارک ( برای تایید ، برای اظهار نظر ، برای اطلاع )

• تعداد نسخ الکترونیکی و کاغذی مدارک و مستندات

ارتباط بانک اطلاعاتی کنترل مدارک و مستندات ( MDR ) و فرم ترانسمیتال

از آنجایی که تمامی رفت و برگشت های مدارک و مستندات ، بین ارسال کنندگان و دریافت کنندگان مدارک ، بایستی پیگیری و کنترل شوند ، لذا فرم ترنسمیتال نیز به جهت دارا بودن اطلاعات صدور و ارسال مدارک ، بایستی در(Master Document Register) MDR ثبت و مدیریت شود. بدین منظور ، باید در MDR ، در مورد هر مدرک یا نقشه ، مشخص شود که هر ویرایش آن ، با کدام ترانسمیتال ( شماره و تاریخ ترنسمیتال ) ارسال شده است تا در مراحل بعدی بتوان مسیر حرکت و تکامل مدارک را کنترل نمود.